Ключові правила оформлення звернення

Звернення громадян є одним із ключових інструментів взаємодії суспільства з органами влади та місцевого самоврядування. Вони дозволяють громадянам не лише висловити власну позицію, пропозиції чи зауваження, а й впливати на прийняття рішень, контроль за діяльністю посадових осіб та відстоювати свої права.

Адресатами звернень можуть бути різні органи державної влади: Президент України, Верховна Рада, Кабінет Міністрів, центральні органи виконавчої влади, Уповноважений Верховної Ради України з прав людини, а також органи місцевого самоврядування — сільські, селищні, міські ради та їхні виконавчі органи.

Крім того, звернення можна адресувати підприємствам, установам, організаціям незалежно від форми власності, об’єднанням громадян або конкретним посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.

Важливо розуміти, що кожне звернення має бути оформлене належним чином. Заявник повинен зазначити прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання, контактні дані та викласти суть питання: пропозиції, зауваження, прохання, заяви, скарги чи вимоги.

Письмове звернення обов’язково підписується заявником із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих правил, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня надходження, за винятком випадків, передбачених законом.

Основні правила для підготовки звернення:

1.     Визначте, до кого звертаєтеся

Перед написанням подумайте, хто має компетенцію вирішити Ваше питання:

• місцева рада, ЦНАП або виконком – побутові, соціальні, комунальні питання;

• народний депутат або комітет ВР – законодавчі ініціативи, загальнодержавні проблеми;

• міністерства – питання, що потребують втручання центральної влади (виплати, програми, порушення прав тощо).

2.     Укажіть повні контактні дані

Зазначте:

• прізвище, ім’я, по батькові;

• адресу проживання;

• телефон та (за можливості) e-mail;

• соціальний статус (ВПО, пенсіонер, ветеран, багатодітна сім’я тощо).

3.     Оберіть вид звернення

• Пропозиція (зауваження): як покращити роботу органу влади, громади тощо.

• Заява (клопотання): прохання допомогти, сприяти чи відновити права.

• Скарга: вимога відновити порушене право або притягнути до відповідальності винних.

4.     Сформулюйте суть питання

• Пишіть коротко, чітко, без емоцій.

• Додавайте дати, номери документів, імена відповідальних осіб, якщо відомі.

• Уникайте загальних фраз («прошу розібратись»), натомість конкретизуйте («прошу забезпечити відновлення автобусного маршруту №4 між селами Х і Y»).

5.     Просіть конкретну дію

Наприклад:

• «Прошу надати письмову відповідь у встановлений законом термін.»

• «Прошу провести перевірку дій державного виконавця.»

• «Прошу розглянути на засіданні комісії питання відновлення освітлення.»

6.     Дата, підпис і згода на обробку персональних даних

Наприкінці обов’язково зазначте:

• «Даю згоду на обробку персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».»

7.     Терміни розгляду

• До 30 днів – якщо питання потребує вивчення.

• До 15 днів – якщо вирішується швидко.

У разі затримки Ви маєте право подати повторне звернення або скаргу

Висновок

Системний підхід до оформлення звернень громадян забезпечує ефективну комунікацію між суспільством та органами влади, підвищує прозорість дій посадових осіб та сприяє підзвітності.

Кожне звернення є унікальним та має власну історію, а належне його оформлення гарантує, що позиція громадянина буде почута та розглянута відповідно до закону.

Саме через такі механізми громадяни можуть впливати на прийняття рішень, контролювати діяльність органів влади та сприяти зміцненню демократії на місцевому та національному рівні.